雖然使用雲解決方案有很多好處，但用於文件儲存和項目管理方面的雲解決方案還是會造成許多問題。
文檔協作工具
如今有許多為小型團隊提供在線同步編輯文檔的服務。它們不僅僅是文本工具，團隊成員可以通過這類工具共同開發圖形界面、繪製圖表、編寫源代碼等等，操作相當便利。然而在使用這類服務前，我們有必要了解它的運作方式，包括儲存訊息的方法、文檔訪問權限、有什麼可用安全設置等等問題。讓工作文件保持公開可訪問是不明智的行為，即使你不關心訊息洩露，入侵者也可能會在獲得訪問權限後對項目進行肆意修改。
谷歌文檔可以說是最常見的一個例子了。人們經常會使用谷歌分享文檔，直接給出一個沒有限制的直鏈。這意味著搜索引擎能夠直接索引文檔，讓任何人都能看到這些文件。未曾謀面的陌生人可以從中找到各種各樣的重要機密訊息，包括員工的個人訊息、客戶名單和聯繫方式，甚至是工資記錄。
應該怎麼做：使用那些可以隱藏文檔以免被隨意查看的服務，或者至少能清楚說明文檔儲存方式的服務。不要忘記配置訪問權限——這是一個至關重要的考慮因素。因此，如果您將Google Docs用於工作目的，請限製文件的訪問權限僅限於與您共享文檔的人，並且要記得在他們不需要的時候撤銷權限。
雲端文件儲存
另一項需要謹慎對待的服務是雲端文件儲存服務。如果你需要傳輸大量訊息怎麼辦？只要上傳到雲端，然後給收件人發一個連結就能輕鬆搞定，巧妙地避開了電子郵件大小的限制。然而，有許多文件共享服務根本不會對文件採取任何保護措施，同時文件還有可能會出現在陌生人的搜索結果中。
即便服務提供了保護措施，你也需要手動將安全設置調到最高。很常見的一個情況是，人們在註冊帳號，將文件上傳到雲之後就忘記了它。但你的密碼很有可能會洩露，先前甚至有黑客從Dropbox竊取了用戶密碼，更不要提其他相對較小的供應商提供服務的安全性了。
應該怎麼做：選擇支持雙重身份驗證的可靠文件共享服務。一旦你把數據傳到雲端，之後如果你不需要再使用某個文件的話，要記得及時刪除。僅固定使用一項共享文件的服務，多個服務可能會造成混亂。
項目管理環境
總的來說，這些平台為工作流參與者提供了一個集溝通、文件分享和系統化管理項目合一的工具。如果你在工作中使用這類工具討論業務策略或傳輸文件，那麼你不僅需要考慮今天有誰可以看見這些文件，更要考慮到日後有哪些人有相應的訪問權限。部分雲平台的默認設置是對所有人可見，用戶可以選擇隱藏項目，但用戶大概率不會記得設置默認項。另外，如果有人獲得了某項目的訪問權，那他可能就會獲得整個項目歷史的訪問權，這並不是理想的情況。
公司通常會將此類管理環境的訪問權授予代理機構或自由職業者，這意味著他們可能今天為你工作，明天就轉投到給競爭對手工作了。還有那些被解僱的員工，這些人可以在他們的權限被撤銷之前下載好存檔。
應該怎麼做：對所有項目參與者規範項目的訪問權限，將這些權限限制在與工作相關的文件上，對員工和外部人員（承包商、客戶）使用不同的通信環境。並且不要忘記及時撤銷前員工和自由職業者的訪問權限。
額外提示
所有的服務都可能存在漏洞（當你開始使用它們時，這些漏洞可能未被發現）。此外，許多服務的客戶端應用程式都有自己的問題。因此，我們建議你堅持以下原則。
- 在你開始使用某項服務之前，請仔細研究它的設置和數據處理規則，並了解人們在安全上下文中是如何對其進行審查的。
- 你的IT專家或團隊（如果有的話）必須清楚地了解你使用的服務是什麼，它們是如何配置的，以及誰在處理它們的管理。
- 如果你沒有專門的IT人員，請為每項服務指定一個責任人，以確保在發現漏洞時及時更新客戶端應用，一旦發生洩漏及時更改密碼，並在需要時放出或撤銷訪問權限。
- 任何用於共享連結或文件的服務都有可能成為惡意軟體的傳播渠道。因此，每個使用這些工具的設備都需要一個可靠的安全解決方案。
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資料來源: https://www.kaspersky.com/blog/collaboration-solutions/35740/